Ser propietario de una startup SaaS puede ser un negocio muy rentable. Sin embargo, a medida que crea el software, persigue clientes potenciales y se mantiene al día con el servicio de atención al cliente, se puede pasar por alto ciertos aspectos de su negocio (especialmente aquellos que requieren habilidades complejas). Las finanzas y la contabilidad (junto con cuestiones legales) sólo podrían ser los aspectos más ignorados e incomprendidos de las startups SaaS. Sin embargo, son bases de negocios que simplemente no se pueden evitar. Sabemos lo complicada que puede ser la contabilidad SaaS. Incluso si usted tiene conocimientos y experiencia en contabilidad, las startups SaaS se enfrentan a problemáticas específicas. Afortunadamente, hoy estamos aquí para obtener información relacionada con los Gastos Generales y Administrativos (G&A) para las empresas SaaS. Antes de eso, sin embargo, necesitamos algunas nociones básicas de la categorización general de SaaS.
Algunas reglas esenciales
Las empresas manufactureras tradicionales suelen trabajar con dos amplias categorías de gastos: el costo de los bienes vendidos y los gastos generales. Construir una cuenta de resultados para una empresa SaaS es un poco diferente. Las siguientes son las tres categorías más fundamentales de gastos que componen los gastos administrativos y de otros (gastos generales) en la cuenta de resultados.
Costo de los bienes vendidos
Esta categoría contiene los costos incurridos durante la prestación de servicios. Las siguientes son algunas subcategorías:
- Comisión del comerciante
- Beneficios de salario, impuestos y atención al cliente
- Software y servicios utilizados por el departamento de atención al cliente
Configurar un costo de bienes vendidos adecuado le ayudará a tener en cuenta métricas SaaS cruciales como el margen bruto y el valor de por vida del cliente.
Gastos de venta y marketing
Los gastos típicos que podría pasar por alto aquí pueden incluir:
- Una combinación de iniciativas promocionales y publicitarias en línea y fuera de línea
- Sueldos, bonificaciones e impuestos del personal de ventas y marketing
- Costos de cualquier software y herramientas relacionados con las ventas
La contabilidad de estos gastos puede ayudarle supervisar el costo de adquisición de clientes, una métrica esencial para definir su rentabilidad y optimizar sus esfuerzos de ventas.
Investigación y desarrollo
Esta es una subcategoría clave en la industria SaaS, y los costos incurridos aquí generalmente incluyen:
- Licencias de Software
- Herramienta
- Salario del equipo de ingeniería y otros gastos
Muchas empresas colocan la investigación y el desarrollo en la misma categoría que gastos generales y administrativos. Sin embargo, hay algunas razones por las que las empresas SaaS deben mantenerlas separadas. En primer lugar, la creación de software es más difícil en la investigación y la ingeniería que en la mayoría de las otras industrias. En segundo lugar, cuanto más detallados sean los informes de gastos, más fácil será monitorear su rendimiento. En tercer lugar, tendrá una mejor comprensión de sus gastos de investigación y desarrollo, y podrá realizar un seguimiento si ha ganado lo suficiente.
Una vez haya establecido con éxito las categorías mencionadas anteriormente, es hora de configurar su departamento de G&A. La parte general son los gastos generales de las operaciones comerciales diarias. La parte administrativa tiene en cuenta subcategorías que no están directamente vinculadas al departamento específico de su empresa.
El G&A de SaaS incluye los siguientes gastos de categoría:
- Alquiler de espacio de oficina
- Utilidad
- Factura de internet
- Software y los servicios (excepto el soporte y las ventas mencionados anteriormente)
- Gestión de nóminas
- Seguro
- Viajes
- Servidos profesionales (jurídicos, contables, de consultoría, etc.)
- Gastos de oficina (equipo, suministros, etc.)
G&A Asientos para SaaS: Todo lo que necesita saber
Esta es una categoría de gasto importante que, cuando se configura correctamente, puede hacer una gran diferencia para su negocio. Vamos a ver lo que se necesita para que esta categoría funcione,
Es posible que haya escuchado que G&A es una categoría de gasto «universal«. Sin embargo, usted tiene que tomar este término con alicates. Adaptar «el resto» de las categorías de gastos no lo convierte en un «contenedor de basura». Por ejemplo, mencionamos la subcategoría de gastos «Software» cuatro veces en nuestro artículo. No fue casualidad: los departamentos de atención al cliente, ventas, marketing e investigación y desarrollo todos necesitan software específico para operar con la máxima productividad. Sin embargo, para cada uno de estos equipos, la línea «Software y Servicios» en la cuenta de resultados significa cosas diferentes.
Si bien el software, como Hubspot puede ofrecer una combinación de servicios para todos los departamentos, mantenemos este ejercicio simple y proponemos que cada departamento utilice software diferente y no relacionado. Este uso hace que la línea «Software y Servicios» una subcategoría independiente para servicios independientes para todas las categorías de gastos.
Parte de los de G&A son fijos: el gasto seguirá estando allí incluso si su empresa deja de vender e independientemente de la producción. Supongamos que no adquirió ningún cliente en agosto: todavía tendrá que pagar el alquiler por el espacio de oficina y «mantener las luces encendidas» para los clientes existentes.
La otra parte de G&A puede variar en función de los servicios que su negocio necesita y el equipo que elija comprar en un momento dado. Si ha clasificado correctamente los costos hasta este punto, reducirá los gastos semi-variables sin comprometer la calidad del servicio, el desarrollo de productos y el marketing.
.Ejemplo, la actualización de la impresora podría ser un lujo durante un mes lento. Y aunque la actualización probablemente haría la vida más fácil para el personal de la oficina, no afectaría directamente a la calidad de su SaaS. Por lo tanto, la naturaleza complaciente de esta categoría lo convierte en un objetivo principal cuando es necesario reducir el gasto. Distinguir G&A físico y semi-variable le empujará hacia un enfoque más experto y rentable.
Las diferencias entre SaaS y las empresas tradicionales no terminan con la categorización de los gastos. Mientras que otras empresas tienen un G&A de 12-14% en comparación con los ingresos, las empresas SaaS alcanzan hasta el 20%. Según los expertos, la razón principal de esto es la mejora continua de los sistemas de negocio y las inversiones en herramientas digitales. Otra razón es el constante crecimiento experimentado por las empresas SaaS. En cualquier caso, tener en cuenta G&A expenses y la implementación de una categorización cuidadosa debe ser una prioridad para cualquier persona que trabaje con SaaS.
